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机要文件办理流程

2015年01月20日 00:00  点击:[]

机要文件办理主要包括机要文件的签收、登记、分发、传阅、承办、催办等环节。其基本要求是准确、及时、安全、保密。

一、公文签收。

签收工作要求认真细致。根据送件簿或送件清单的记载逐件检查,看是否发给本单位的,封皮编号是否与记载相符。检查无误后,方可在送件簿上或清单上签字。

二、登记

登记是一项重要的基础工作。一是上级机关或上级主管业务部门来文(包括主送件和抄送件);二是直属下级机关的请示、报告;三是其它机关单位商洽工作,需要签发的来函等。另外,具有机密等级的内部刊物、资料,可以另备簿登记,不与公文混登在一起。

登记项目要求简明、实用。收件登记的项目主要有:编号、发文单位、来文号、来文标题、份数、收文日期、密级、缓急程度等。

登记要求:一要逐数登记,不能随意删减。二是仔细准确,来文单位、来文标题等登记项目要逐项认真登记。登记要求字迹清楚,不仅自己能辩认,别人也能看懂,便于查找。

三、传阅

为了有效掌握传阅文件的行踪和去向,必须设立传阅登记,作为组织传阅的手段。

组织传阅的原则是急用先看。一般要照顾主要领导、主管领导、主管部门先看,然后再送其他领导和其他人员。

建立阅文室。有关阅读对象应尽量到阅文室阅读文件。建立阅文室既可减少往返传递时间和手续,又有利于安全保密,提高阅文效率。

传阅要尽量加快传阅速度,上班前要把传阅件及时送出,下班前要及时收回传阅件。

四、公文办理

对需要办理的机要文件要设立办件登记簿,领导批示意见,部门办理意见或处理结果,送出、结理日期,逐一登记备案。

对办理文件的处理结果及存在的问题,要及时或定期向领导反馈情况。

五、归档

办理完毕的机要文件要如数归档。年终按上级要求把需要清退的文件如数清退后,剩余的文件登记造册,以备日后查询。

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