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关于进一步规范学院党政公文发文程序的通知

2015年01月20日 00:00  点击:[]

各部门:

为进一步提高公文质量,加强对公文审核把关,使学校公文发文处理工作规范化、制度化、程序化,依据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定,结合我院实际,现就进一步规范和统一学院党政文件发文办理程序通知如下:

一、发文机构及流程

(一)学院办公室是学院党政文件处理的管理部门,并负责指导校内职能部门的文件处理工作。学院各部门不得以学院名义自行对外正式行文。

(二)发文办理指制发文件的过程,包括:草拟、呈阅、拟稿、审核、签发、缮印、用印、送发、存档。发文流程具体如下:

部门草拟文稿→院办主任或分管副主任提出呈阅意见→呈送院领导审阅→草拟文稿部门填写发文签,部门负责人确认签字→院办秘书科审核、登记、编号→院办主任或分管副主任审核,提出拟办意见→院领导签发→院办秘书科复核→文印室缮印→院办秘书科用印、送发、存档。

二、文件起草

由事项归口或具体承办部门拟制文件初稿。草拟文件应当做到:

(一)情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(二)人名、地名、数字、引文准确。引用文件应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。公文中的数字,应当使用阿拉伯数字。

(三)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(四)草拟文稿一律采用A4纸打印(以备存档),并将文件电子稿发送到秘书科邮箱:msk@hnp.edu.cn

三、文件审核

学院办公室秘书科负责统一排发党政文号、登记、审核、印发。审核文稿中遇有较大疏漏时,文稿要返回代拟部门重新起草,再送交秘书科进行审核。

审核文件要把好行文关、内容关、政策关、文字关和格式关,具体有以下几个方面:

(一)有无必要以学院名义行文,发文规格是否恰当;

(二)是否符合公文的行文规则,与过去发布且继续生效的规章制度有无矛盾;

(三)情况是否确实,观点是否明确,表达是否准确,结构是否严谨,条理是否清楚,字词是否规范,标点是否正确;

(四)文种使用是否正确,公文格式是否规范;

(五)涉及国家秘密的,是否标明了密级和保密期限。

四、文件签发

(一)经审签后的文稿,由拟稿部门呈送院领导签发。

(二)文件一经签发,不得更改,如需改动,应报签发人审定。

五、文件复核

文件正式印制前,学院办公室秘书科须进行复核。复核的重点是:

(一)审阅、审签、签发手续是否完备;

(二)附件材料是否齐全;

(三)格式是否统一、规范,有无错别字等。

六、文件缮印、用印、送发和存档

(一)文件经复核无误后方可送交文印室缮印。缮印后要认真检查文件,杜绝漏页、重页现象。用印要严格执行有关规定,对不符合制发流程的文件不予用印。

(二)学院办公室负责文件的用印、送发和存档工作。

2013年6月3日

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